ビジネスメールのマナーでは返信は24時間以内

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ビジネスで使用するメールには、業務を滞りなく遂行するためのマナーがある。大切なのは、受信したメールには必ず返信するということ。返信は24時間以内が原則だ。ただ、仕事の依頼メールで、その依頼内容を24時間以内に完遂が無理な場合などは、ひとまず猶予を請う旨の返信を出しておこう。

メールは一往復半の流れがマナー

また、ビジネスメールでは「キャッチボール」も重要となる。返信するメールの内容も大事だが、返信自体が「あなたのメールはきちんと届いています」という報告も兼ねるため、送信者に安心感を与えることができる。ビジネスメールは送信→返信→再返信という「一往復半」の流れが基本マナーだと覚えておこう。

メールを送受信する相手との付き合いが長かったり、多忙になると、メール本文が短くなりがちだ。全文引用を末尾に添えていると「了解」のひと言で済ませてしまうこともあるだろう。

気心の知れた同僚だと問題ないかもしれないが、相手によっては「手抜き」という印象を与えかねない。特に取引先や上司へのメールは、単独で読んでも具体的内容が理解できるように書くと格段にイメージがアップする。

メールでの上手な断り方のマナー

メールを使う上でも「報告・連絡・相談」＝「ホウレンソウ」というビジネスの基本マナーに違いはない。簡便な報告書を書くつもりでメール本文に取り組もう。

相手の依頼を断るメールを書くのは難しそうに思える。どんなに言葉を尽くしても、拒否することには違いはない。だが、同じ拒否でも相手を尊重する気持ちを表現するだけで、大きく印象は変わる。

今後の仕事を継続する上でも、上手な断り方のマナーは身に付けておくべきだ。ポイントは２つ。相手が「やむを得ない」と納得できる具体的な理由の提示。そして依頼への感謝の表明だ。

物事を断る場合、お詫びするというのは思いつくが、感謝するというのは思いつかない。人は「すみません」と言われるよりも「ありがとう」と言われるほうが嬉しく感じる。メールでの上手な断り方のマナーは覚えておこう。

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