メールのマナーとして1MBを超える添付は圧縮

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写真や図面、印刷データなどでは、ファイル容量が数MBになるものが珍しくない。これらをメールにそのまま添付して送信すると、送受信に時間がかかってしまう。そもそも、最近は一定容量を超えるメールの受信を禁止している企業も少なくない。メールのマナーとして1MBを超える添付は圧縮する。

1MB超えは圧縮添付がメールマナー

ある程度大きな容量のファイルを送信するには、ファイルをそのまま添付せずに圧縮するのがメールのマナー。ファイル転送サービスを利用するときも同様だ。圧縮することで、ファイルの容量を軽くすることができる。

また、ファイルをメールでやりとりすると、ファイル名によっては文字化けして開けなくなることもある。圧縮を行うと、このような事態からファイルを守ることができる。さらに、複数のファイルをフォルダに格納して圧縮すれば、ひとつのファイルになるので受信側が扱いやすくなるといったメリットも見込める。

圧縮すべきファイル容量に明確な基準はないが、ファイル容量が1MBを超えるときは圧縮して添付するのがメールのマナーといえるだろう。

写真は容量減して添付がメールマナー

圧縮する形式として一般的に使われているのは「ZIP」である。ファイルを圧縮したり、圧縮したファイルを解凍したりするアプリの多くがZIPをサポートしている。ウィンドウズであれば、圧縮ソフトを使わずにファイルをXIPファイルに変換可能だ。

デジカメやスマートフォンで撮影した写真をメール添付で送っている人は多いはず。しかし写真の中には、1枚の容量が数MB以上になるものが珍しくない。高画質な写真なら10MBを超えてしまうこともある。これらをそのままメールに添付して送信すると、受信者はダウンロードするのに時間がかかってしまう。

そのようなときは、写真のサイズを小さくして容量を減らすのがマナー。画質は落ちるものの、一度に何枚も写真を送信できるようになる。市販の画像編集ソフトや、ウィンドウズ標準のアプリでもサイズを変更できる。

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