エクセル印刷時に表を1枚に収めるテクニック

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エクセルの印刷で困るのが、印刷すると紙からはみ出してしまう表だ。大きな紙を使えばよいといっても限度があるし、あと少し全体を小さくすれば収まるのに……というときに、セル幅をいちいち狭くしたり、文字のサイズを小さくしたりするのは面倒だ。

エクセルでは印刷時だけ表を縮小

そんなときは、エクセルでは「ページ設定」を調節して印刷のときだけ、表を縮小してしまおう。セル幅を調節することなく、うまく印刷できる。

エクセルの「ページレイアウト」タブ－「ページ設定」右下のアイコンをクリックし、「ページ設定」ダイアログで「次のページ数に合わせて印刷」で「横」「縦」とも1に設定すればよい。

縦長で何ページも続くエクセルの文書を印刷するときに困るのが改ページ位置だ。中途半端な場所で改ページされてしまうと、表が読みづらいことこの上ない。読みやすく、キリのよい場所で改ページするには、改ページプレビューでページごとに改ページ位置を設定しよう。

エクセルのファイル名も一緒に印刷

改ページ位置を示す破線を改ページしたい位置にドラッグすると、そこから下は次ページに繰り越して印刷される。複数のページにわたる場合は、同じ要領で下のほうまで調整していけばよい。

似たような文書がたくさんある場合、どの文書を印刷したのかがわからなくならないように、エクセルのファイル名も一緒に印刷しておくと便利だ。また、その文書が何ページあるのか、途中や末尾が抜けていないかを知るためには、ページ番号も印刷したほうがよい。

ファイル名やページ番号は、ページ上端の「ヘッダー」の部分か、下端の「フッター」の部分に印刷するよう設定することができる。その設定は「ページ設定」ダイアログの「ヘッダー／フッター」タブで行える。印刷する前にこれらを設定しておこう。

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