仕事が速い人はグーグルグループで情報共有する

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複数メンバーで構成するプロジェクト内の連絡にメールを使うケースは珍しくない。メンバーのメールアドレスを登録したメーリングリストさえ作成すれば、全メンバーでスケジュールの確認や資料の共有ができる。しかし、膨大な資料をメンバー間で共有する場合、メールでは非効率だ。

グーグルグループで打ち合わせが可能

かといって、資料ファイルをファイル共有サービスにアップすると、その資料に関する注意点や意見などをファイルとは別にメールで送信しなければならない。やりとりが煩雑になり、誤解やミスを誘発しかねない。

このように、複数メンバーで資料データを共有しつつ、同時にそのデータについての意見を交換したい場合、グループ間の連絡や資料共有などを想定した専用サービスを活用したい。

「グーグルグループ」は、その両方を兼ね備えたサービスのひとつ。社内もしくは社外向けのメーリングリストを作成でき、登録したメンバー間で、チャットのようにリアルタイムでの打ち合わせが可能。メンバーの発言内容は、件名ごとに時系列に表示される。

グーグルグループで大量の資料を共有

また、グーグルドライブとも連携しているので、大容量ファイルも共有しやすい。グーグルグループをうまく利用できれば、参加している人全員が大量の資料を手元で共有しつつ、各々の意見を述べるといった、遠距離間でのリアルタイムな会議も可能になる。

また、似たようなサービスに「チャットワーク」という無料オンラインツールもある。グループチャットやファイル共有はもちろん、パソコンのマイクやカメラを利用した音声やビデオ通話も可能。スマホにも対応している。より手軽にオンライン会議を行え、文字だけでは伝えきれない発言もフォローすることができるだろう。

チャットワークでは、チャットで意見交換が行えるほか、ファイルの受け渡しも画面上にドラッグ＆ドロップすることで可能。スマホを利用すれば、地図のファイルを渡して口頭にてリアルタイムで説明するような使い方もできる。

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